6 errores comunes que evitar en la gestión de compras

El papel del departamento de compras no ha parado de ganar relevancia en nuestros días. La mayor complejidad del escenario actual ha puesto a disposición de las empresas las herramientas para una correcta optimización de la gestión de compras. Ejemplos de ellas son una oferta casi inabarcable de partners especializados, software capaz de optimizar el proceso de compras y nuevas vías de búsqueda de proveedores para nuestra empresa.

Sin embargo, existen ciertos errores recurrentes en la gestión de compras que frenan el poder del departamento para mejorar la eficiencia de la empresa. Los repasamos en este artículo: ¡empecemos!

 

6 errores que evitar en la gestión de compras

1. No analizar el proceso de compra

La frase hecha “es lo que hay” es el mayor enemigo del cambio en cualquier ámbito de la vida. No va a ser la empresa y el propio devenir de tu departamento una excepción. Muchas empresas piensan que han llegado al límite de ahorro en costes que pueden exigir a sus proveedores.

Sin embargo y a pesar de la automatización que facilitan los distintos softwares, los procedimientos de compra deben ser revisados y analizados a fondo con el fin de encontrar el punto de fuga por el que se escapa la eficiencia.

 

2. No planificar las compras e ir con demasiada prisa

No hay mejor negociación que la que se realiza con tiempo. Por ello, la cierta planificación de los pedidos es uno de los mecanismos fundamentales para buscar y seleccionar los proveedores que más convengan a la empresa. Además, si las compras se realizan con escaso margen de maniobra, esta precipitación no es buena consejera en ninguna negociación.

La planificación de compras debe estar alineada con el stock de la empresa y las necesidades del almacén, por lo que esto nos dirige al siguiente punto.

 

3. No involucrar a todos los interesados desde el primer momento hasta el final

Reunión con varios departamentos para gestionar comprasCompras continúa siendo el epicentro de los intereses contrapuestos de varias partes implicadas. En un proceso de compra pueden estar implicados los departamentos de producto, de marketing, operaciones, sostenibilidad y control de calidad, además del financiero.

También es interesante incluir a las personas que utilizarán la nueva adquisición. Por ejemplo, en el caso de un equipo de manutención o del embalaje, habrá que involucrar al responsable del almacén. Esto ayuda a que la compra final cumpla con todos los requisitos necesarios y evitar equivocaciones.

 

 

4. Fallos en la concepción de la propuesta de compra

Tanto si se busca externalizar ciertas funciones de la empresa como partes de la logística como si lo que se busca es comprar una nueva carretilla para el almacén, la redacción de la propuesta de compra que enviar a los proveedores es crucial. Y para esto, más que nunca, es interesante implicar al departamento técnico y de calidad. El objetivo final es que las propuestas que lleguen de los proveedores se ajusten al máximo a los requisitos y necesidades de la empresa.

 

5. No colaborar con los proveedores

Trabajar con el proveedor del almacénEn un enfoque tradicional de la gestión de compras, el ahorro en costes se planteaba desde un punto de vista de confrontación, más que de colaboración. En este sentido, la mejora en la propuesta económica se ha conseguido a través de presionar a los proveedores.

Sin embargo, existe una corriente distinta que apuesta por una colaboración más estrecha entre proveedor y empresa porque este mayor acercamiento produce un menor riesgo y una mejora continua y, al final, unos costes más bajos.

 

 

 

6. Exceso de simplificación del proceso de compras: elegir solo por precio

Este exceso de simplificación hace referencia a:

  • Las variables que permiten realizar la selección de proveedor. Hay que hacer un estudio completo que vaya más allá del precio y que valore más factores añadidos como la calidad del producto o funcionalidades extra, por ejemplo.
  • El número de proveedores que se incluyen en los procesos: algunas empresas lo limitan guiadas por la idea de que solo el tiempo que conlleva buscar nuevos proveedores ya consume el ahorro potencial de esa nueva decisión.

Además, la búsqueda de nuevos proveedores nunca ha sido tan fácil como en la actualidad gracias a la existencia de cada vez más directorios online especializados como Logismarket. ¿Quieres explorar nuevas colaboraciones en tu departamento de compras? ¡Estás a un clic!

 

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